5 DICAS PARA ORGANIZAR ROTINAS E ARQUIVOS DIGITAIS - Filadélfia Contabilidade
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5 DICAS PARA ORGANIZAR ROTINAS E ARQUIVOS DIGITAIS

ARQUIVOS

02 set 5 DICAS PARA ORGANIZAR ROTINAS E ARQUIVOS DIGITAIS

ARQUIVOS DE INFORMAÇÕES

ARQUIVOS DE INFORMAÇÕES

As rotinas administrativas das empresas, seja qual for o ramo de atuação, são cada vez mais impactadas pelas novas formas de comunicação, especialmente, as eletrônicas, como a internet.E chegam para substituir as tradicionais pastas de documentos de papéis. Porém, a mudança aumenta a rotina digital, que requer tratamento especial. Para facilitar a nossa rotina compartilho algumas dicas para mantermos organizados os nossos documentos digitais:

#1 Organize pastas por assunto

Tenha pastas especificas para cada assunto. Com isso, quando precisar achar um documento fará uma busca mais efetiva, sem perda de tempo.

#2 Dentro das pastas – procure separar  por períodos

Se a pasta Contas de luz pagas, por exemplo,  em Maio/15, não perderá tempo buscando nas pastas de outros meses.

#3 Atenção com pagamentos de impostos e contribuições

Siga atentamente o calendário de pagamento de impostos e contribuições, especialmente, os que não tem código de barras. Ao  preencher  os campos se assegure de ter inserido  os períodos de apuração e vencimento corretamente.

Afinal, falhas nos preenchimentos podem levar a problemas com o Fisco. Dentre os resultados: impedimento de emissão de certidão negativa e recolhimento de novos impostos para a geração de novo documento.

#4 Arquive os extratos das contas de Pessoa Jurídica

Muitas pessoas acham que os extratos de Pessoa Jurídica não precisam ser arquivados. Alertamos que, além de serem utilizados na escrituração contábil obrigatória, à todas as empresas, os mesmos poderão ajudar na confirmação de pagamentos, em caso de dúvidas depois dos períodos de apuração. Além de serem fundamentais para o controle de recebimentos.

#5 Tenha backup de tudo

E por mais organizados que sejamos, infelizmente, ter pastas organizadas de documentos digitais, muitas vezes, não basta. É preciso ter backups, de preferência em nuvem, de fácil acesso, para ter certeza que não será obrigado a pagar duas vezes pela emissão dos documentos, em caso de equívocos. É importante também, por garantia, que pelo menos duas pessoas saibam as informações de acesso. Afinal, por precaução, se uma só souber, corre-se o risco, por exemplo, de uma ausência emergencial,  o problema será grande.

 

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